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Descubre la Magia de la Minería de Procesos en Almacenes

¡Hola a todos! Hoy vamos a hablar de algo realmente emocionante: ¡la minería de procesos de Power Automate de Microsoft! 🚀


¿Qué es Process Mining?

El Process Mining, o minería de procesos, es una disciplina que combina conceptos de minería de datos, procesos de negocio y sistemas de información con el objetivo de mejorar la eficiencia, reducir los costes, mejorar la calidad y aumentar la transparencia de los procesos de negocio. En otras palabras, es como hacer una radiografía a tus procesos comerciales para obtener una visión completa y precisa de cómo se están desarrollando y cuáles necesitan mejoras.


¿Qué podemos analizar con Process Mining?

¡Bueno, casi todo! La minería de procesos puede ayudar a identificar cuellos de botella e ineficiencias en los procesos, lo que permite a las organizaciones optimizar sus operaciones y mejorar la productividad. Además, puede ayudar a las organizaciones a identificar procesos que no cumplen y tomar medidas correctivas para evitar riesgos legales y financieros.

Por ejemplo, un proceso es la concesión de un préstamo por parte de un banco. Este proceso sigue una secuencia lógica de tareas relacionadas entre sí (solicitud del cliente, entrega de documentación, análisis de dicha documentación, aprobación del préstamo, entrega del dinero, etc.). Todas estas tareas o etapas del proceso quedan registradas como eventos; lo que hace la minería de procesos es analizar todos estos datos y extraer conclusiones para mejorar el proceso.


Otros ejemplos aplicados en este caso a Dinance and Operations serían:


  1. Proceso de aprobación de pedidos: Este proceso implica la revisión y aprobación de pedidos de clientes. Con Process Mining, puedes analizar el tiempo que tarda cada pedido en ser aprobado, identificar dónde se producen retrasos y buscar formas de acelerar el proceso.

  2. Proceso de gestión de inventario: Este proceso abarca todo, desde la recepción de mercancías hasta su almacenamiento y eventual envío. Con Process Mining, puedes identificar ineficiencias, como retrasos en la recepción o envío de mercancías, y buscar formas de optimizar el proceso.

  3. Proceso de facturación: Este proceso implica la creación y envío de facturas a los clientes. Con Process Mining, puedes analizar cuánto tiempo tarda cada factura en ser creada y enviada, identificar dónde se producen retrasos y buscar formas de acelerar el proceso.

  4. Proceso de gestión de proveedores: Este proceso implica la selección y gestión de proveedores. Con Process Mining, puedes analizar la eficiencia de tus interacciones con los proveedores y buscar formas de mejorar la relación con ellos.


Licencia requerida para su uso

Process Mining está licenciado como parte de Microsoft Power Automate. Existen tres licencias de Power Automate que están relacionadas con Process Mining:

  • Licencia de prueba de Power Automate: Ofrece capacidades de minería de tareas y de procesos por un tiempo limitado de 90 días, con una capacidad de minería de procesos de 100 MB por proceso.

  • Licencia Premium de Power Automate: Es una licencia por usuario que ofrece capacidades de minería de tareas y de procesos, con una capacidad de minería de procesos de 50 MB por usuario hasta un total de 100 GB por inquilino. También ofrece capacidad adicional de Dataverse.

  • Complemento de minería de procesos de Power Automate: Es una licencia por inquilino que ofrece capacidad adicional de minería de procesos de 100 GB y de Dataverse. Se necesita cuando se alcanza el límite de 100 GB de la licencia Premium.



Análisis de movimiento de materiales de almacén (D365FO)

Dynamics 365 Supply Chain Management ofrece una plantilla de análisis de movimiento de material de almacén para Power Automate Process Mining. Esta plantilla puede ser utilizada para crear procesos que ayuden a los gerentes de almacén y operaciones a obtener una visión clara del flujo de material en el almacén. 📦🏭

Lo mejor de todo es que esta plantilla utiliza datos de almacenamiento, producto y transaccionales que ya están almacenados en tu sistema. Te permite visualizar y analizar los movimientos de material en el suelo del almacén, basándose en registros de trabajo de almacén cerrados. 📊

En términos de minería de procesos, cada registro de trabajo de almacén corresponde a un caso, y cada línea de trabajo de recogida o colocación corresponde a un evento. Dependiendo de tu configuración, una actividad puede ser cualquiera de los siguientes elementos: ubicación de almacén, perfil de ubicación de almacén, zona de almacén. 📍

Así que, si estás buscando una forma de encontrar ineficiencias que puedan ser eliminadas para mejorar el rendimiento de tu almacén, ¡esta podría ser la solución que has estado buscando! 🎯


Requisitos previos


Aquí tenéis un resumen de los requisitos previos para utilizar esta funcionalidad:

  1. Versión de Supply Chain Management: Para empezar, necesitáis tener la versión 10.0.35 o posterior de Supply Chain Management. Así que aseguraros de tener tu software actualizado. 💻

  2. Vinculación con Dataverse: el entorno de Supply Chain Management debe estar vinculado a un entorno Dataverse. Si no lo está, es hora de hacer esa conexión. 🔗

  3. Roles del usuario: El usuario que implementa el proceso en Power Automate Process Mining debe tener uno de los siguientes roles: Administrador de almacén, Planificador de almacén y/o Administrador del sistema. Así que necesitáis tener los permisos adecuados. 🔑

  4. Usuario en Dataverse: El usuario de Supply Chain Manager que implementa el proceso en Power Automate Process Mining también debe estar configurado como usuario en el entorno Dataverse vinculado. Y para implementar el proceso, un usuario debe tener el rol de Creador de entorno y/o Administrador del sistema. Una vez implementado el proceso, se puede compartir con otros usuarios. Esos usuarios obtendrán automáticamente los permisos necesarios para utilizar el proceso. 🔄


Ahora estáis listos para sumergiros en la minería de procesos en Power Automate.


Configuración de la funcionalidad


Primero, id a Gestión de almacén > Configuración > Minería de procesos > Configuración del proceso de movimiento de materiales del almacén. Luego, en el Panel de acciones, seleccionad Implementar proceso para abrir el asistente de implementación. 🧐


Se os pedirá que proporcionéis la siguiente información:

  • Nombre del proceso: Ingresad un nombre para el proceso. Os recomendamos que incluyáis la entidad legal (empresa) y otra información de filtro en el nombre, para que podáis identificar fácilmente el proceso más adelante. 📝

  • Empresa: Seleccionad la entidad jurídica que deseáis utilizar este proceso para analizar. Solo los registros de trabajo de almacén en la entidad jurídica seleccionada se incluirán en el proceso Power Automate Minería de procesos. 🏢

  • Número de meses para cargar: Especificad el número de meses para cargar a la vez. Este filtro ayuda a evitar que se carguen datos excesivos o irrelevantes en Power Automate Process Mining. Solo los registros de trabajo del almacén que se cerraron después del umbral de tiempo especificado se incluirán en el proceso Power Automate Extracción de procesos. 📅

  • Actividad: Especificad qué columna Power Automate Process Mining debe tratarse como una actividad. Para obtener más información sobre la terminología de minería de procesos, consultad Glosario en Power Automate Minería de procesos. 📊



¡Y eso es todo! Ahora estáis listos para sumergiros en la minería de procesos en Power Automate.


Análisis de resultados


Para acceder al análisis desde Supply Chain Management, seguid estos pasos:

  1. Id a Gestión de almacén > Consultas e informes > Análisis del rendimiento del almacén > Análisis del movimiento de materiales del almacén.

  2. En el campo Nombre del proceso, seleccionad el nombre del proceso que queréis ver. La lista incluye solo procesos que están listos para su análisis y que son accesibles para vosotros.

  3. Se abrirá el informe de Power BI del proceso seleccionado. Podéis interactuar con el informe para ver el proceso y analizarlo de varias maneras.

  4. Para ver el proceso seleccionado en Power Automate Minería de procesos, seleccionad Ver informe de proceso en el Panel de acciones. Se abrirá la interfaz de usuario de Power Automate Process Mining en una nueva pestaña de vuestro navegador.

  5. Para realizar análisis de procesos avanzados, evaluar el comportamiento del proceso con reglas comerciales, detectar retrabajos, crear vuestras propias métricas comerciales, seleccionad Abrir Power Automate Minería de procesos para abrir el proceso en la aplicación de escritorio de Power Automate Process Mining.


Caso práctico de ejemplo


Para poner un poco de luz y mostrar ejemplos de estos análisis he usado una base de datos de Contoso con algunos movimientos de más realizados por compañeros en su día a día.


Para analizar los resultados tenéis 3 formas de hacerlo. No todas ofrecen las mismas visualizaciones:

  1. Portal de Process Mining de Power Automate: Este portal os permite crear informes de proceso y leer gráficos de visualización de datos. También podéis leer un mapa de proceso, la genealogía de las variantes y los KPI del proceso. Además, podéis filtrar un informe para centraros en los aspectos específicos de vuestros procesos que os interesan.

  2. Puntos de menú de Dynamics 365 FnO: Dynamics 365 FnO ofrece una visibilidad unificada y en tiempo real de las operaciones financieras y comerciales para tomar decisiones mejores y más rápidas. Podéis usar los puntos de menú de Dynamics 365 FnO para acceder a los informes de proceso y analizarlos.

  3. Aplicación de escritorio de Process Mining: La aplicación de escritorio de Power Automate Process Mining os permite editar y analizar vuestros procesos creados en la capacidad de minería de procesos. Podéis usar esta aplicación para realizar análisis de procesos avanzados, evaluar el comportamiento del proceso con reglas comerciales, detectar retrabajos, crear vuestras propias métricas comerciales.


En mi opinión la aplicación de Escritorio permite más funcionalidad y además ofrece un mayor rendimiento y usabilidad.


Hay que tener en cuenta que al tratarse de un entorno de demostración hay trabajos que han quedado a medias durante las pruebas. Esos trabajos no reflejan la realidad de un negocio donde los movimientos de almacén siempre tienen un inicio y un fin.

Este caso lo podéis ver en la siguiente imagen:


Como veis hay un trabajo que tardó medio año en cerrarse. Eso desvirtúa estos datos en particular pero podemos filtrar para sesgar los resultados mediante la barra de la derecha.


En esta otra visualización vemos el recorrido de los trabajos por las distintas ubicaciones y nos permite detectar cual es la/las zonas más transitadas de nuestro almacén así como a partir de ello reubicar los artículos para reducir el tiempo de los movimientos:


También podemos obtener el listado de las combinaciones de ubicaciones que suponen un mayor tiempo de proceso por parte del trabajador. De ese modo poder determinar si ese tiempo elevado viene dado por la organización espacial de las ubicaciones o por el proceso propio dentro de Dynamics (por ejemplo el punto de menú de la App de almacenes):


Si queremos algo un poco más animado incluso tenemos el flujo de esos trabajos en formato animación para ir viendo las zonas calientes en cada momento. Esta visualización es muy interesante para detectar franjas horarias o temporadas donde el flujo es mucho más intenso e intentar buscar soluciones a ello.


Y por último, uno de los más interesantes, es poder buscar cual es la causa raíz de esas diferencias de tiempo:


Al seleccionar una o varias posibles causas la aplicación en modo árbol desglosará sus datos y permitirá que vayais bajando niveles hasta encontrar alguna conclusión que os sea útil:


En este ejemplo vemos como el almacén es un factor que afecta mucho al tiempo de proceso.

Y por si fuera poco lleva incorporado Copilot!!!!! Al que le podemos pedir lo que queramos: análisis de lo que el considera más significativo, realizar filtros, obtener métricas...


¡Y eso es todo, amigos! 🎉 Hemos desentrañado juntos el fascinante mundo de la minería de procesos en almacenes. Esperamos que hayas disfrutado del viaje tanto como nosotros. Recuerda, el mundo digital nunca duerme, así que mantén los ojos abiertos para las próximas actualizaciones. ¡Nos vemos en la próxima! 😊👋

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